IP telefonu, ayrı bir telefon santrali ve kablolamasına gerek kalmadan, farklı illerde bile olsa şirketinizin tüm çalışanlarının arasında sesli iletişimi sağlamak için mevcut bilgisayar ağlarını ve Internet'i kullanır. Veri, ses, görüntülü iletişim hizmetlerinin tek bir ağda birleşimi, yatırım maliyetlerinin azalması, destek ve operasyon prosedürlerinin basitleşmesini, farklı illere dağılmış ofis ve tesisler arasındaki işletişimin güçlenmesini sağlar.

IP Telephony sistemi tüm telefon konuşmalarınızı, şehiriçi ücretle hatta tamamen ücretsiz olacak şekilde yönlendiriyor. Kimin nereyi ne kadar aradığını gösteriyor. Kimin nereyi arayabileceğini tanımlamanıza izin veriyor, izinsiz aramaları engelleyebiliyor. Siz yerinizde yokken gelen telefonlarınızı kaydediyor. Bilgisayarınızdaki telefon defterinizi kullanıyor. Arayan kişinin numarasına bakarak kimliğini tespit ediyor. İstemiyorsanız size bağlamıyor ve arayanın mesajını kaydediyor. Gelen mesajlarınızı e-posta ile nerede olursanız olun size ulaştırıyor.

Tüm bu özellikleri ile IP Telephony, iş yapma biçiminizi, verimliliğinizi arttıracak şekilde değiştirebilmenize olanak sağlıyor.

Firmamız, dünyanın bir numaralı iletişim cihazları üreticisi Cisco Systems'ın geliştirdiği yeni nesil bir telefon sistemi olan IP Telephony çözümlerini sunmaktadır. IP Telephony teknolojisi, Cisco Systems'in günümüz iş dünyasının gereksimimlerine Internet teknolojileri ile yanıt veren Cisco AVVID mimarisine dayanmaktadır.

IP Telephony kullanmaya başladığınız ilk andan itibaren, maliyetlerinizin inanılmaz oranda düşmeye başladığını gözlemleyecek ve elde ettiğiniz tasarrufu da rahatlıkla ölçebileceksiniz. Tüm dahili abonelerinizle olan telefon görüşmelerinizi hangi şehirde veya ülkede olurlarsa olsunlar ücretsiz olarak yapabileceksiniz. Bu sistem sayesinde bir tek sunucu ile 2500 dahili aboneye ulaşabilecek, eğer sunucu sayısını artırırsanız bu rakamın 100.000'e kadar çıkabildiğini göreceksiniz. Yani "telefonlarımız kilitlendi" sözü tarihe karışıyor.

IP Telephony sisteminde numaralar, telefon cihazına atanır. Telefonunuzu yanınıza alıp bir başka ülkeye gittiğinizde; dahili numaranızı çevirenler, Internet üzerinden size ulaşabilir. Aynı şekilde siz de ofisinizdeki iş arkadaşlarınızı dahili numaralarını çevirerek arayabilirsiniz.

Alışılagelmiş PBX santrallerin yerine Cisco çok farklı bir yaklaşım getirerek Call Manager adını verdiği çağrı yöneticisini sunuyor. Cisco Call Manager sayesinde altyapı bütünleştirilerek, PSTN, WAN ve İnternet üzerinden gelen faks, video, IP Phone, veri iletişimi ve kablosuz iletişim bir arada harmanlanabiliyor. Ayrıca IP Telephony ile ilgili tüm ayarlamaları basit bir Web sayfası arayüzü ile kolaylıkla gerçekleştirebiliyorsunuz.

IP Telephony çözümü, toplam sahip olma maliyeti açısından bakıldığında, kısa bir sürede kendi kendini finanse edebilmektir. Bunun da ötesinde kurumunuzun mevcut iş akışlarını dahi değiştirebilecek derecede büyük kolaylıklar sunmaktadır. IP Telephony'i etkin olarak kullanamaya başladığınız ilk günden itibaren kurum içerisinde artan verimliliği kolaylıkla gözleyebileceksiniz.

IP Telephony Sisteminde bilinen "telefon santrali yerine" yetenekli bir "Çağrı Yöneticisi - Call Manager" isimli sunucu görev yapar. Çağrı Yöneticisi (Call Manager) isimli bu sunucu adından da anlaşılacağı gibi çağrıları yönetiyor ve onları yönlendiriyor. Bütünleştirilmiş altyapıya baktığımızda PSTN, WAN ve İnternet'in tek nokta üzerinden faks, video, IP Phone, veri iletişimi ve kablosuz iletişimin bir arada harmanlandığını görüyoruz. Bu veriler ana sunucuya yani Call Manager'a PSTN, WAN veya İnternet üzerinden gelebiliyor.

Cisco farklı bir yaklaşım getiriyor. Her şeyden önce analog teknolojiyi neredeyse tamamen ortadan kaldırıyor. Cisco ağ altyapısı üzerinde daha önce PBX'in sağladığı kolaylıkları sağlaması için yepyeni bir altyapı sunuyor ve bunun da adına da "Call Manager" diyor. Bu merkez gerçekten de gelen çağrıları tam anlamıyla yönetiyor. Bir IP Telephoy kullanıcısı bir başka numarayı aramak için tuşladığında bu emir öncelikle Call Manager'a ulaşıyor. Call Manager (CM) bu çağrıyı doğru noktaya yönlendiriyor ve aradan çekiliyor. Kısacası görüşme Call Manager üzerinden gerçekleşmiyor. Bu yapısı ile Call Manager alışılagelmiş PBX santrallerden bir hayli farklı bir yapı sergiliyor.

Eğer bir IP Telephony'den aranan numara yine bir IP Telephony kullanıcısının ise sadece kullanıcının dahili numarası tuşlanır. Burada kullanıcının hangi şehirde veya ülkede olduğunun bir önemi yoktur. Çünkü her dahili numaranın bir IP numarası vardır ve bu dönüştürmeyi Call Manager gerçekleştirir. Çağrıyı doğru IP numarasına doğru yönlendirir. Data hattı üzerinden gerçekleştirilecek sesli telefon görüşmesinin çok fazla bant genişliği kullanmaması için DSP (Digital Signal Processing) adı verilen ses sıkıştırma teknolojisi kullanılmaktadır. Call Manager bir çağrı talebi ile karşılaştığında aranan numaranın IP numarasını kontrol ederek onun bulunduğu lokasyonu ve aradaki data hattının yoğunluğunu göz önüne alır ve gerekli sıkıştırma miktarını da belirler.

Eğer aranan bir analog telefon numarası ise Call Manager bu görevi de yerine getiriyor. Cisco her ne kadar analog dünya dışında bir ortam yaratmaya çalışsa da bu bağlantıları da göz ardı etmeyerek bu geçişi de sağlamaktadır. Call Manager'a bağlı bir Gateway kuruluyor. Bu Gateway'in de bir ya da birkaç tane analog çıkışı olabiliyor. Call Manager, arayan kişinin çağrısını Gateway'e, Gateway de analog numaraya yönlendiriyor.

Eğer aranan IP telefonu farklı bir şehirde ise o zaman çağrı yine önce, Call Manager'a gidiyor. Burada yönlendirilen çağrı ardından iki şehir arasındaki WAN'ın her iki ucunda bulunan Router ve Switch'lerden geçerek aranan kişiye ulaşıyor.

Eğer aranan numara farklı bir şehirdeki analog telefon numarası ise ve doğrudan telefon numarası IP Telephony üzerinde tuşlanmışsa bu çağrı yine Call Manager'a gider. Call Manager'a gelen çağrı aranan ilde -eğer varsa- bulunan Gateway'e yönlendirilir. O ildeki Gateway üzerinden çıkış alan çağrı daha sonra aranan kişiye ulaşıyor. Tüm bu işlemler ise sadece bir ya da iki saniye sürüyor.

Ofisimizin bulunduğu her il için Call Manager adı verilen bu sunucuyu almamız mı gerekmiyor. Her lokasyon için Call Manager alınması zorunlu değil. Bir tek İstanbul'da Call Manager olduğunu varsayalım. Ankara'daki bir kullanıcı İstanbul'u aramak istediğinde telefonu kaldırıp İstanbul'daki dahiliyi tuşladığında emir önce İstanbul'daki Call Manager'a geliyor ve Call Manager aranan numaranın IP adresini veriyor. Konuşma başladığı anda ise Call Manager'ın görevi çoktan bitmiş oluyor. Yani görüşme iki IP Telephony üzerinden yapılıyor.

IP Telephony sisteminde bir sunucu aynı anda 2500 dahili aboneye hizmet verebilir. Birden fazla sunucu ile bu sayı 100.000'e kadar yükselebilir. Kısacası bir tane sunucu alındığında, hiçbir kart takmadan hiçbir eklenti yapmadan 2500 kullanıcıya kadar hizmet verebilir. PBX'lerde bu tip uygulama için mutlaka bir kart takmak gerekiyor. Hatta PBX'lerde her artırım için yeni bir kart takmak gerekiyor ve slotlar dolup kart takacak yer kalmadığında, daha büyük bir cihaz alınma yoluna gidilebiliyor. Ya da aynı PBX'ten bir tane daha alınıp eskisine bağlanıyor.

Cisco Call Manager'ların ise her biri 25.000 kullanıcıyı destekliyor. İstenirse bu makinelerden 5 tanesi ile grup da oluşturulabiliyor. Call Manager'ların beş tanesinin bir arada kullanılarak beşli santral grubu oluşturulduğunu düşünelim. Bu beş makineden bir tanesi dahi çökse bu grup 10.000 kişiye hizmet vermeye devam edebiliyor.

Cisco sağladığı teknoloji ile desteklenen kullanıcı sayısını 100.000'e kadar çıkartabiliyor. Yani oluşturulan 10 tane grubu tek bir numara seti içerisinde görmek mümkün. Oysa ki normal telefon dünyasında 100.000 abone sayısına ulaşmak ancak milyon dolarlık santraller ile mümkün olacaktır.

Dahili aboneler, başka bir ofiste (başka bir ilde veya ülkede) bulunabilirler.

IP Telephony kullanıcılarının aslında sahip oldukları iki tane numara vardır. Bir tanesi sahip oldukları ve herkesin tuşladığı normal dahili telefon numaraları. Diğeri ise o kullanıcıya ait olan ve belli bir sistematik içinde belirlenen ve asla değiştirilmeyen IP numarası.

Kullanıcıyı aramak isteyen diğer kullanıcılar, o kullanıcının dahilisini tuşladıklarında aslında farkında olmadan IP numarasını da tuşlamış oluyorlar. Bu işlemi onlar adına ilk yönlendirmeyi sağlayan Call Manager adı verilen çağrı yönetim sunucusu gerçekleştiriyor. Sonuç olarak kullanıcılar bir diğer kullanıcıyı aramak istediklerinde onun nerede olduğunu düşünmüyorlar ve sadece dahili telefon numarasını tuşluyorlar. Kullanıcı ister farklı bir ilde bulunsun, ister yurtdışında bulunsun çağrıyı isterse cevaplayabilir, isterse voice mail olarak alıp daha sonradan dinleyebilir.

Tüm dahili aboneler ile yapılan görüşmeler hangi ofiste, ilde veya ülkede olurlarsa olsunlar ücretsiz olarak yapılır.

IP Telephony kullanıcısının değişmeyen bir IP numarası bulunduğu için onu arayan diğer dahili kullanıcılar nerede olursa olsun rahatlıkla kendisine ulaşabilirler. Yapılana telefon görüşmeleri mevcut data hatları üzerinden DSP yöntemiyle sesin sıkıştırılması sayesinde yapıldığından kullanıcılar bu görüşmeler için herhangi bir ek ücret ödemezler.

Dolayısıyla ilk yatırım maliyetinin ardından anında ücretsiz görüşme yapmaya başlayan kullanıcılar, toplam sahip olma maliyeti olarak incelendiğinde çok karlı bir çalışma altyapısına kavuşmuş oluyorlar.

Uzak bir noktadaki IP Telephony kullanıcısı arandığında ilk bağlantı kurma sırasında önce veri paketi Call Manager'a gönderilir. Call Manager gelen bu çağrı talebini önce switchlere oradan da Routera aktarır. WAN üzerinden ilerleyerek diğer ile ulaşan çağrı yine router üzerinden geçerek diğer IP Telephony cihazına ulaşır. 

Şirket içinde geliştirilecek programlarla, IP telefonların ekranları ve üzerindeki tuşlar, bilgisayar gibi kullanılabilir. 

Cihazın ekranına XML tabanında hazırladığınız herhangi bir görüntüyü koyabilirsiniz. Örneğin otellerde kullanılan IP Telephony cihazlarına özel bir yazılım geliştirilerek, telefonun kullanılmadığı anlarda ekrandan sürekli olarak hava durumu bilgisinin geçmesi sağlanabilir. Ya da o şehirde gezip görülebilecek yerler ile ilgili bilgiler hatta görüntüler ekrana gelebilir. Yapacaklarınızın sınırı, sadece hayal gücünüz ve ihtiyaçlarınız ile sınırlıdır.

İstenirse telefonu kullanmayı bilmeyen veya dahili numaraları ezberinde tutamayan birisi için telefonu kaldırdığında yapması gerekenler ekrandan yazı olarak geçebilir. Kullanıcılar Call Center'lardaki gibi sesli yönlendirme mesajları ile vakit kaybetmezler. Ya da istenirse bu cihaz mini bir tele-bankacılık terminali haline de getirilebilir.

Cihazın ekranına XML tabanında hazırladığınız herhangi bir görüntüyü koyabilirsiniz. Örneğin otellerde kullanılan IP Telephony cihazlarına özel bir yazılım geliştirilerek, telefonun kullanılmadığı anlarda ekrandan sürekli olarak hava durumu bilgisinin geçmesi sağlanabilir. Ya da o şehirde gezip görülebilecek yerler ile ilgili bilgiler hatta görüntüler ekrana gelebilir. Yapacaklarınızın sınırı, sadece hayal gücünüz ve ihtiyaçlarınız ile sınırlıdır.

İstenirse telefonu kullanmayı bilmeyen veya dahili numaraları ezberinde tutamayan birisi için telefonu kaldırdığında yapması gerekenler ekrandan yazı olarak geçebilir. Kullanıcılar Call Center'lardaki gibi sesli yönlendirme mesajları ile vakit kaybetmezler. Ya da istenirse bu cihaz mini bir tele-bankacılık terminali haline de getirilebilir.

Örneğin ahizeyi kaldırmadan önce işlem yapılacak bankanın reklamlarının ekrandan geçmesi sağlanabilir. Ahize kaldırıldığında ise tıpkı ATM'lerinin ekranında görülen menülerin bir benzerinin telefonun ekranında geçmesi sağlanabilir. Yazılım istenildiği gibi geliştirilerek istenilen tuşa istenilen fonksiyon atanabilir. Fakat telefonun tuşları ile gerçekleştirilemeyecek bir işlem aşamasına gelindiğinde ise Call Center'daki operatöre aynı hat üzerinden sesli olarak bağlanılabilir. İşte o noktada karşıdaki operatör o ana kadar ne yapıldığını ve hangi işlemin yapılmak üzere olduğunu bilerek telefonu açacaktır. Bu açıkçası şu anda bile uygulanamayan bir kolaylık sağlar. Örneğin günümüzde Web'de bankacılık işlemleri yapılırken, bir noktada sorun yaşandığında 444 0 XXX numarasından aynı banka aranıyor ve tekrardan tüm kimlik bilgileri sorgulamalarından geçilerek sorun en baştan operatöre anlatılıyor. Tüm bunlar da müşteri için işkenceye dönüşüyor. İşte bu nedenle IP Telephony Call Center'dan Contact Center'a geçişte çarpıcı bir araç olma özelliğini taşıyor. Uygulamaların da geliştirilmesi çok zor değil. Günümüzde tüm dünyada XML teknolojisinin kullanımı hızla yayılmakta.

IP Telephony sisteminde tüm ayarlar bir Web sayfası üzerinden yapılır. En karmaşık işlemler bile kolayca yapılabilir. Böylece yapılmak istenen işlem ne kadar karmaşık olursa olsun her şeyin rahatlıkla tek noktadan takip edildiği iyi tasarlanmış bir arayüz sayesinde sorunsuz olarak yapılabilir. 

Tüm ayarlamalar basit ve kullanımı kolay bir arayüz ile Web sayfası üzerinden yapılabilmektedir. Böylece yapılmak istenen işlem ne kadar karmaşık olursa olsun her şeyin rahatlıkla tek noktadan takip edildiği iyi tasarlanmış bir arayüz sayesinde sorunsuz olarak yapılabilir.

IP Telephony sisteminde dahili numara telefona verilir. Başka bir ofise, hatta ülkeye gitseniz bile dahili numaranız değişmez.

IP Telephony cihazlarını incelerken içine düşülen en büyük yanılgı, bu sistemi normal bir analog telefon sisteminin bir parçası gibi kabul etmekten kaynaklanıyor. IP Telephony ile ilk kez karşılaşan pek çok kişi bu yanılgıya düşebiliyor. Cisco IP Telephony her ne kadar dış görünüş olarak telefona benzese de o aslında bir bilgisayar aynı zamanda. Bunların da ötesinde kullandığı altyapı analog telefonlara göre çok farklı.

Analog telefon sistemlerinde santralden çıkan her bir hattın ayrı bir telefon numarası varken burada dahili numara telefona verilir. Böylelikle başka bir ofise hatta başka bir ülkeye gitseniz bile dahili numaranız değişmez.

Sadece dahili numara çevirerek, hangi ofiste, ilde veya ülkede olurlarsa olsunlar tüm abonelerle görüşülebilir.

Her telefona farklı bir dahili numara atandığı ve bu numara bir IP numarası ile eşleştirildiği için kişiler hattı değil doğrudan telefonu aramış olurlar. Arayan kullanıcı, aranan kullanıcının nerede olduğuna bakmaksızın dahili numarayı çevirerek onunla konuşabilir. Call Manager tüm yönlendirmeleri arayan kullanıcıya sezdirmeyecek derecede hızlı ve kesintisiz gerçekleştirir.

Bir sunucu arızalansa bile diğerleri o anda yapılan görüşmeleri kesintiye uğratmaksızın sistemin çalışmaya devam etmesini sağlar.

IP Telephony sisteminin en büyük avantajlarından bir tanesi de yedekli bir yapıya sahip olması. Örneğin büyük bir santraliniz var ve bir sebepten dolayı çöktü. Yüzlerce kullanıcınız artık telefonunu kullanamaz konuma gelecektir. Bunun başka bir çıkış yolu da ne yazık ki yoktur. Kimi zaman büyük kuruluşların dahi başına bu tip tatsız sorunlar gelebiliyor.

Fakat Cisco geliştirdiği teknoloji ile bu gidişe bir son vermeye kararlı. Cisco'nun geliştirdiği "Call Manager" aslında bir tür sunucu. İstenirse iki Call Manager tıpkı sunucularda olduğu gibi benzer bir mantıkla kümelenebiliyor. Eğer aynı iletişim altyapısı üzerinden birden fazla Call Manager sistemi varsa. Bunlar kümeleme mantığı içinde çalışabiliyorlar. Küme mantığı ile çalışan bu çağrı yöneticilerinden bir tanesi devre dışı kaldığında, bir diğeri otomatik olarak devreye girebiliyor ve tüm kullanıcıların iletişimini yönetebiliyor. Birden fazla lokasyonda Call Manager sistemi kurulu ise ve bunlardan bir tanesi bakım için sökülürse diğer kullanıcılar otomatik olarak diğerlerini kullanamaya başlıyorlar. Kullanıcılar ise bir değişimin olduğunu fark dahi edemiyorlar. Bu özellikle kritik işler yapan yerlerde çok önem kazanıyor.

IP Telephony, yatırım ve iletişim maliyetlerinizi çarpıcı oranlarda düşürür.

Herşeyden önce IP Telephony ile konuşmaların gerçekleştirilmesi telefon masraflarınızı ortadan kaldırıyor. Özellikle farklı noktalarda bulunan şirket yapıları için IP Telephony cankurtaran simidi görevini üstleniyor. Dakikalarca süren görüşmelerinizi hiçbir ücret ödemeden gerçekleştirebilirsiniz!

IP Telephony içerdeki mevcut iletişim altyapısını kullanıyor. Tek bir ağ altyapısı üzerinde hem bilgisayarlarınız hem de telefonlarınız çalışmış oluyor. Böylelikle telefon kablolaması için ayrı, veri kablolaması için ayrı para harcamıyorsunuz. Ayrı teknik ekiplerin istihdam edilmesi de gerekmiyor. İki konuya odaklanmaktansa tek bir altyapı konusuna odaklanılıyor. Böylelikle güvenlik ve yedeklilik konularına daha fazla özen gösterilebiliyor. İki konu birleşince de daha fazla kaynak ayrılabiliyor.

Bu telefonların kullanılmasının bir diğer önemli faydası Wireless LAN'ların yaygınlaşması ile ortaya çıkıyor. PBX pazarı için de yeni bir kazanç kapısı olarak görülmeye başlanan telsiz telefonlar ya da deck telefonlar konusunda IP Telefonların getirdiği avantajlar saymakla bitmiyor. Telsiz sistemler genel olarak mevcut sistemlere göre daha pahalı.

Normal PBX'ler kullanıldığında, lokasyonun birçok noktasına hem wireless için ethernet antenleri hem de deck antenleri konulmak zorunda. Fakat Wireless IP telefonlar kullanılarak iki kez masraf yapmaya gerek kalmadan mevcut WLAN üzerinden ihtiyaçlar giderilebiliyor. Buradan elde edilen kazanç çok daha büyük oluyor. Anten sayısı ne kadar fazla ise firmanız için IP Telephony'nin getirdiği kazanç da o kadar büyük oluyor. Üstelik günümüz teknik servislerinin birçoğu da bu yeni nesil kablosuz deck antenler konusunda yeterince bilgi ve tecrübe sahibi değiller.

Bütünleşik Sistemlere doğru; birçok kişinin kafasını şu sorular kurcalıyor: Ağ yapım hazır mı, boşlukları nasıl dolduracağım, nasıl kullanıma sokacağım, bir şeyler ters giderse ne olacak veya yüksek sistem elde edilebilirliğini nasıl koruyacağım vs.

Artık "convergence" kavramı hayatımıza hızla giriyor. Peki nedir bu kavram? Bu ses, veri, faks, video ve uygulamalar trafiğinin tek bir sistemde birleştirilmesine tüm dünyada verilen isimdir. Yani özetle tüm sistem için bir tek idare aracıdır.

Neden birleşmeye gerek duyuluyor? Çünkü günümüzün rekabetçi Pazar yapısı ve hızlı iş yapma biçimleri eski alışkanlıkları da kökünden sarsıyor. Birbirinden bağımsız olarak kullanılan sistemlerin artık aralarında ilişki kurularak kullanılması gerekiyor.

İnternet iş çözümlerindeki hızlı büyüme de bu değişime bir etken. Günümüzde neredeyse tüm sektörlerde son teknoloji kullanılarak ciro artışları hedefleniyor. Bugünün rekabetçi koşullarında sürekli olarak yeni kanallar ve yöntemler denenmek zorunda kalınıyor. Müşteri tatminini geliştirmenin yolu da bir bakıma buradan geçiyor. Organizasyonun gelişmelere hızlı tepki verebilmesi ve müşterinin şirkete kolay erişimi artık her zaman olduğundan çok daha önemli. Çalışanların verimliliğinin artışı için de daha elverişli çalışma araçları kesinlikle şart.

İletişim teknolojilerinin bütünleşik olarak kullanılması e-işin de yönünü çiziyor. Bütünleştirilmiş IP altyapıları ve uygulamaları, şirketlerin rekabet avantajı kazanmasını sağlıyor. Bunun pek çok örneğini günümüzde görmek mümkün. Ses / veri işbirliği, müşterinin korunmasına yönelik uygulamalar, e-ticaret, birleştirilmiş mesajlaşma, E-eğitim ve IP Telephony gibi IP tabanlı uygulamalar etrafımızı hızla sarıyor.